1. Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,
mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yangmengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)
mengerjakannya
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan
elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan
definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya
suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,
sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem
akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat
dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada
subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga
dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari
sistem.
Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem
akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan
hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem
dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari
ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan
sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai
berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system
atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia
4. Pengertian Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti
disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama yang dapat berupa :
_ Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini
dapat berupa :
_ kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya
harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang
terjamin;
_ kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan
kebenaran dari data kurang terjamin;
_ tidak efisiennya operasi;
_ tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
_ Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang
semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan
prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka
menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama
sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang
dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras
komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat
berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perludigunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat
mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi
waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana
yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing
dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke
tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang
pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.
c. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan
pemerintah.
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahanpermasalahan
dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga
menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti
keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :
- keluhan dari langganan;
- pengiriman barang yang sering tertunda;
- pembayaran gaji yang terlambat;
- laporan yang tidak tepat waktunya;
- isi laporan yang sering salah;
- tanggung jawab yang tidak jelas;
- waktu kerja yang berlebihan;
- ketidakberesan kas;
- produktifitas tenaga kerja yang rendah;
- banyaknya pekerja yang menganggur;
- kegiatan yang tumpang tindih;
- tanggapan yang lambat terhadap langganan;
- kehilangan kesempatan kompetisi pasar;
- kesalahan-kesalahan manual yang tinggi;
- persediaan barang yang terlalu tinggi;
- pemesanan kembali barang yang tidak efisien;
- biaya operasi yang tinggi;
- file-file yang kurang teratur;
- keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran;
- bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang);
- investasi yang tidak efisisen;
- peramalan penjualan dan produksi tidak tepat;
- kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities);
PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
b. Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas
kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu
berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses
pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan
sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi
sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan
yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu
dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke
tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus
hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan
sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan
utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses
pengembangannya.
Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak
tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai
pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information
Systems, Theory and Practice (New York: John Wiley & Sons) yang menuliskan
tahapan pengembangan sistem sebagai berikut :
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).
2. Pengembangan sistem (system development)
a. Analisis sistem (system analysis)
b. Desain sistem secara umum (general system design)
c. Penilaian sistem (system evaluation)
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
e. Implementasi sistem (system implementation)
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)
Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai
berikut ini :
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari
metodologi yang digunakan)
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.
Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena
pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana
melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak
dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan
pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada
dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari
systems life cycle.
Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan
klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi
yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahanpermasalahan
yang dapat timbul di pendekatan klasik antara lain adalah sebagai
berikut :
a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit
Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam
mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan
perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh
pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan
alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data
dictionary), tabel keputusan (decision table), diagram IPO dan bagan
terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan
pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan
teknik-teknik tersebut.
b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahal
Biaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap
perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik ini
disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap
dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan
teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung
dengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap
dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu
pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
c. Kemungkinan kesalahan sistem besar
Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk
melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan
Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah :
Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturan
dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau
disiplin lainnya
Metode adalah :
Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi
pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :
- Penulis buku
- Peneliti
- Konsultan
- Systems house
- Pabrik software
Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan
1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional)
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitemsubsistem
yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami,
Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik
untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi
umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar,
alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik
(nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english,
pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah
sebagai berikut ini :
a. HIPO diagram
Hierarchy plus Input-Process-Output, HIPO, adalah alat dokumentasi program
yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan
oleh fungsi utamanya.
b. Data flow diagram
Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya
file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya).
c. Structured chart
Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem
informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul dengan
menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan
modulnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang dari
elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya.
d. SADT
Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistem
terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan
yang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipe
diagram yaitu, diagram kegiatan (activity diagrams, disebut actigrams) dan
diagram data (data diagrams, disebut datagrams).
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
_ Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
_ Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem
_ Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya
_ Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
_ Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan
dan pemasangan teknologi tidak sesuai
_ Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
_ Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi
komputer dan pemrograman komputer
a. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam
penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi
serta keahlian dalam menggunakan komputer.
b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang
perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa
komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,
maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini
dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.
Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya,
akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi,
manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan
dan aspek-aspek bisnis lainnya.
3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif
Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier
programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion),
network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.
4. Keahlian pemecahan masalah
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan
komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut
ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat
merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahanpermasalahan
tersebut.
5. Keahlian komunikasi antar personil
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi
baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam
wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
6. Keahlian membina hubungan antar personil
Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu
dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan
kerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannya
menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan
yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi
komputer dan pemrograman komputer
a. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam
penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi
serta keahlian dalam menggunakan komputer.
b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang
perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa
komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum
Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,
maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini
dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.
Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya,
akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi,
manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan
dan aspek-aspek bisnis lainnya.
3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif
Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier
programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion),
network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.
4. Keahlian pemecahan masalah
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan
komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut
ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat
merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahanpermasalahan
tersebut.
5. Keahlian komunikasi antar personil
Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi
baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam
wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
6. Keahlian membina hubungan antar personil
Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu
dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan
kerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannya
menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan
yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari
Langkah-langkah Analisis Sistem
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
1. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai
suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang
menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap
analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang
harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :
_ mengidentifikasi penyebab masalah
_ mengidentifikasi titik keputusan
_ mengidentifikasi personil-personil kunci
Mengidentifikasi penyebab masalah
Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan
dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya
ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.
Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat.
Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu
diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab
terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan
semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha
memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih
dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan
berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut
dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak
benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya
Pendahuluan Kamus Data
Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan
istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan
menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir
di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan
digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan
sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi
antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di
sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem,
KD digunakan untuk merancang input, merancang laporau-laporan dan
database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di
DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.
Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara
lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan
hubungam antara DFD dengan KD.
Isi Kamus Data
Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan
keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini,
maka KD harus memuat hal-hal berikut ini.
1. Nama arus data.
Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama
dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD
dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di
DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untukorang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat
faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian
gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur
dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama,
tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
3. Bentuk data.
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :
- dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di
suatu dokumen atau formulir;
- hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya
terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan
komputer;
- hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam
bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; -
hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini
biasanya berbentuk suatu variabel;
- dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya
berupa suatu field (item data).
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:
• dokumen dasar atau formulir;
• dokumen hasil cetakan computer
• laporan terecetak;
• tampilan di layar monitor;
• variabel;
• parameter;
• field.
Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan
digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang
mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan
digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan
juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan
untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam
0 komentar:
Posting Komentar